Du bekommst Bewerbungen per Mail oder Formular und sortierst sie jedes Mal von Hand in Ordner und Tabellen? In diesem Snip bauen wir in n8n einen Workflow, der eingehende Bewerbungen annimmt, die Daten aus dem Lebenslauf ausliest, alles in Google Drive und Google Sheets ablegt und automatisch eine Eingangsbestätigung verschickt. Das ist vor allem für kleine Teams ohne Bewerbermanagement-System spannend. Wichtig dabei: Der Workflow bewertet niemanden, er prüft nur, ob die Angaben vollständig sind. Und wir schauen uns an, worauf du beim Datenschutz achten musst.
Ergebnis: Nach diesem Snip hast du einen laufenden n8n-Workflow, der jede Bewerbung samt Lebenslauf in Drive speichert, in einer Bewerberübersicht einträgt, unvollständige Fälle zur manuellen Prüfung markiert und sowohl die bewerbende Person als auch die Fachabteilung per Mail informiert.
- Lege in n8n einen neuen Workflow an und starte mit einem Form-Trigger. Gib dem Formular einen Namen und einen kurzen Beschreibungstext und füge die Felder hinzu, die du brauchst, darunter einen Datei-Upload für den Lebenslauf. Später kannst du das Formular auch auf deiner Karriereseite einbinden.
- Hänge einen “Extract from PDF”-Node an. Führe den Workflow einmal aus, schau im Output des Formulars nach, wie das Datei-Feld heißt (hier “Lebenslauf” statt “data”), und trage genau diesen Namen als Input-Feld ein.
- Füge den “Information Extractor” hinzu und lege die Attribute an, die du aus dem Lebenslauf ziehen willst, zum Beispiel Vorname, Nachname und E-Mail.
- Schreib einen System-Prompt, der festlegt: nur Text aus dem Dokument übernehmen, nichts erfinden, keine Bewertung vornehmen. Verbinde als Modell ein kleines Gemini-Modell (Flash-Lite reicht für diesen Zweck).
- Stell in den Settings des Information Extractors ein, dass der Workflow bei einem Fehler weiterläuft. So bricht er bei einem eingescannten Lebenslauf nicht ab, und du hast einen Erfolgs- und einen Fehlerpfad.
- Lege einen Code-Node an, der die Daten aus beiden Pfaden einheitlich aufbereitet, und benenne ihn so um, dass klar ist, was er tut. Den Code kannst du dir von Claude oder ChatGPT schreiben lassen.
- Speichere den Lebenslauf mit einem Google-Drive-Node in deinem Bewerbungsordner und setze den Dateinamen über ein Feld aus dem JSON.
- Baue einen If-Node ein, der prüft, ob alle Pflichtdaten vorhanden sind, und benenne ihn entsprechend.
- Setze im Ja-Zweig mit einem Set-Node den Status auf “zur Sichtung”. Im Nein-Zweig setzt du den Status auf “manuell prüfen” und trägst als Hinweis den konkreten Grund ein, was fehlt.
- Verbinde beide Zweige mit einem Google-Sheets-Node (“Append or Update Row”), wähle deine Bewerberübersicht und das Tabellenblatt “Eingang” und ordne jede Spalte manuell den passenden Feldern zu.
- Hänge einen Gmail-Node an, der der bewerbenden Person eine Eingangsbestätigung schickt. Betreff und Text ziehen sich per Ausdruck den Namen und die Stelle aus den Daten.
- Füge eine zweite Mail an die Fachabteilung hinzu (alternativ Slack oder Teams) und pack den Link zur Bewerberübersicht mit rein. Teste den Workflow einmal komplett und prüfe, ob beide Mails ankommen.
- Einen n8n-Workflow mit Formular-Trigger, PDF-Extraktion und KI-gestütztem Information Extractor aufbauen.
- Fehler im Workflow gezielt abfangen, damit unvollständige Bewerbungen bei einem Menschen landen statt zu verschwinden.
- Daten aus n8n strukturiert in Google Drive und Google Sheets ablegen.
- Personalisierte Bestätigungsmails mit Ausdrücken aus den Workflow-Daten verschicken.
- Verstehen, warum eine automatische Bewertung von Bewerbungen unter dem EU AI Act als Hochrisiko gilt und warum du die DSGVO bei externen KI-Modellen klären musst.
- Automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Kundenanfragen in kleinen Unternehmen.
- Workflow für die automatische Verarbeitung von Support-Tickets inklusive Benachrichtigungen.
- Automatisiertes Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen und Belegen für Buchhaltungsteams.
- Erfassung und automatische Bearbeitung von Eventanmeldungen mit Bestätigungsnachrichten.
- Automatisierte Zusammenführung und Datenvalidierung von Formularen aus verschiedenen Abteilungen.
