Du kennst die Aufgaben in ChatGPT wahrscheinlich als Wecker: jeden Morgen um sieben ein KI-Update, jeden Freitag eine Wochenübersicht. Was aber, wenn du nicht auf eine Uhrzeit wartest, sondern auf ein Ereignis, zum Beispiel eine neue Mail? In diesem Snip legen wir eine Aufgabe an, die dein Gmail-Postfach überwacht und bei jeder eingehenden Mail anspringt. Als Beispiel sammelt ChatGPT Zusagen für ein Event ein und trägt Name und Essenswunsch automatisch in ein Google Sheet ein, egal wie die Leute ihre Zusage formulieren.
Ergebnis: Nach diesem Snip läuft in deinem ChatGPT eine Aufgabe im Modus "Monitoring", die neue Mails in deinem Gmail-Postfach prüft und passende Zusagen mit Name, Datum und Essenswunsch in dein Google Sheet schreibt.
- Öffne ChatGPT im Browser, nicht in der Desktop-App. Ereignisbasierte Aufgaben ließen sich zum Zeitpunkt der Aufnahme nur in der Web-Version anlegen und brauchen mindestens ein Plus- oder Education-Abo.
- Prüfe unter den Plugins, ob Gmail und Google Drive mit dem richtigen Google-Konto verbunden sind. Ohne diese Verbindung kann ChatGPT weder deine Mails lesen noch in dein Sheet schreiben.
- Lege in Google Drive ein Google Sheet an (im Beispiel “Test-Event-Zusagen”) mit den Spalten Teilnehmer, zugesagt am und Essenswunsch. Liegt die Datei in einem Unterordner, notiere dir den Pfad.
- Schreib ChatGPT einen Prompt, in dem du ausdrücklich einen eventbasierten Task verlangst, der bei jeder neuen Mail in deinem Gmail-Postfach getriggert wird. Hast du mehrere Postfächer verbunden, nenn das richtige.
- Beschreib im selben Prompt die eigentliche Aufgabe, zum Beispiel: “Du nimmst Eventzusagen für das Test-Event am 24.10. entgegen und trägst die Zusagen mitsamt Essenswunsch, falls vorhanden, in die Tabelle Test-Event-Zusagen in meinem Google Drive ein.”
- Lies die Bestätigung von ChatGPT durch: Welches Konto wird überwacht, welche Tabelle und Spalten nutzt es, wie geht es mit doppelten oder unklaren Zusagen um? Korrigiere, falls etwas nicht stimmt.
- Geh links in den Aufgabenbereich und prüfe, dass bei deiner neuen Aufgabe “Monitoring” steht und nicht “Daily” oder eine Uhrzeit.
- Schick dir zum Testen ein paar Mails von anderen Adressen mit unterschiedlich formulierten Zusagen und schau nach ein paar Minuten in den Verlauf der Aufgabe und in dein Sheet.
- Kommt eine Zusage nicht an, schau in den Spam-Ordner. Mails, die dort landen, verarbeitet ChatGPT nicht. Markier sie als “Kein Spam”, dann greift der Trigger.
- Den Unterschied zwischen zeitgesteuerten und ereignisbasierten Aufgaben in ChatGPT verstehen.
- Gmail und Google Drive so mit ChatGPT verbinden, dass eine Aufgabe Mails lesen und in ein Sheet schreiben kann.
- Einen Prompt formulieren, der zuverlässig einen eventbasierten Task statt eines zeitbasierten anlegt.
- Einschätzen, wann ein LLM-Trigger einem festen Filter in n8n oder Make überlegen ist und wo seine Grenzen liegen (Verzögerung, Spamfilter).
- Anmeldungen für Workshops, Webinare oder Team-Events aus formlosen Mails in eine Teilnehmerliste übertragen.
- Eingehende Anfragen im Postfach vorsortieren und Leads mit Name, Firma und Anliegen in ein Sheet schreiben.
- Rechnungen oder Auftragsbestätigungen erkennen und die wichtigsten Daten in einer Übersicht sammeln.
- Feedback von Kunden oder Kursteilnehmern aus Antwortmails einsammeln, ohne vorher ein Formular aufzusetzen.
- Terminzu- und -absagen von Kunden mitschreiben, auch wenn jeder anders antwortet.
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