Stell dir vor, deine monatliche Buchhaltung erledigt sich fast von allein: Rechnungen werden automatisch aus E-Mails ausgelesen, in strukturierte Tabellen eingetragen und direkt an deinen Steuerberater geschickt. Dieser Snip zeigt dir, wie du mit einem einfachen Workflow in n8n deine gesamte Rechnungsverarbeitung automatisierst und damit stundenlange Arbeit sparst.
Ergebnis: Nach Umsetzung dieses Snips werden deine PDF-Rechnungen automatisch aus dem Posteingang extrahiert, analysiert, sauber in Google Sheets eingetragen und direkt an DATEV weitergeleitet. Die Belege sind digital archiviert und jederzeit auffindbar.
- E-Mail-Erfassung einrichten:
- Verwende eine E-Mail-Trigger-Node in n8n, um eingehende Rechnungen automatisch zu erkennen.
- Leite alle Rechnungen an eine zentrale Buchhaltungsadresse weiter (z.B. finance@yourdomain.com).
- PDF-Erkennung:
- Ein JavaScript-Node prüft, ob ein Anhang vorhanden ist.
- PDFs werden einzeln verarbeitet (Loop bei mehreren Anhängen).
- Datei-Upload in Google Drive:
- Jede Rechnung wird in einen allgemeinen Ordner hochgeladen, um sie später im Workflow nutzen zu können.
- Monatsordner erkennen:
- Ein Skript ermittelt das aktuelle Datum und den passenden Monatsordner zur späteren Archivierung.
- PDF verarbeiten:
- Datei aus Google Drive herunterladen.
- In reinen Text konvertieren (funktioniert nur mit digitalen PDFs, keine Scans).
- Bei Bedarf OCR-Tool wie Document Intelligence verwenden.
- Datenextraktion durch KI:
- Der KI-Agent liest den Text aus und strukturiert ihn nach den Feldern (z.B. Datum, Unternehmen, Betrag).
- Automatische Berechnungen wie Bruttobetrag werden hinzugefügt.
- Die Daten werden direkt in ein Google Sheet geschrieben.
- Versand an Steuerberater:
- Die PDF wird per E-Mail an die individuelle DATEV-Mail-Adresse des Steuerberaters weitergeleitet.
- Archivierung:
- E-Mail wird aus dem Posteingang verschoben (z.B. in einen Archiv-Ordner).
- Die PDF wird mit neuem Dateinamen (Datum + Unternehmen) im passenden Monatsordner gespeichert.
- Zusätzlich: Offline-Rechnungen (z.B. per Post) können manuell in einen definierten Google Drive Ordner gelegt werden, um den gleichen Workflow auszulösen.
- Automatisierung des gesamten Buchhaltungsprozesses von Rechnungserfassung bis Steuerberatersendung.
- Verwendung von E-Mail Triggern zum automatischen Einlesen von Dokumenten.
- Umgang mit PDF-Text-Extraktion und dessen Voraussetzungen.
- Einrichtung eines KI-Agenten zur strukturierten Datenextraktion aus Rechnungen.
- Integration von Google Drive und Google Sheets in automatisierte Workflows.
- Archivierung und Organisation von Dokumenten mittels automatischer Ablagestruktur.
- Anpassungsmöglichkeiten für Offline-PDFs und alternative Eingangswege.
- Automatisierte Spesenabrechnung: Erfasse und verarbeite Reisekostenbelege automatisch für Mitarbeiter.
- Automatische Lohn- und Gehaltsabrechnung: Integration von Zeit- und Gehaltsdaten für die Buchhaltung.
- Rechnungsfreigabeprozesse: Einrichtung von Workflow-Stufen mit Genehmigungen und Benachrichtigungen.
- Digitale Archivierung von Verträgen: Automatische Klassifizierung und Ablage von Vertragsdokumenten.
- Debitoren- und Kreditorenmanagement: Automatisierte Überwachung offener Posten und Zahlungserinnerungen.
