Stell dir vor, alle ein- und ausgehenden E-Mails deines Unternehmens werden automatisch, korrekt und revisionssicher archiviert – ganz ohne manuelles Eingreifen. In diesem Snip zeige ich dir, wie du mit einer smarten Automatisierung E-Mails analysierst, Kunden zuordnest und direkt im richtigen Ordner ablegst.
Ergebnis: Wenn du diesen Snip umsetzt, hast du einen vollständig automatisierten Workflow, der E-Mails erkennt, doppelte Einträge vermeidet, Inhalte intelligent zuordnet und sie strukturiert in deiner Dokumentenablage speichert.
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- Setup des Shared Postfachs:
• Erstelle ein zentrales Postfach für die Archivierung.
• Richte Weiterleitungen für eingehende E-Mails ein.
• Ergänze ausgehende E-Mails automatisch per BCC. - Trigger definieren:
• Starte den Workflow bei Eingang neuer E-Mails im Shared Postfach. - Duplikatsprüfung einbauen:
• Speichere jede E-Mail-ID in einer Liste.
• Prüfe vor Verarbeitung, ob die ID bereits existiert.
• Beende den Flow bei Duplikaten. - Kundendaten abrufen:
• Lade eine strukturierte Kundenliste.
• Filtere relevante Informationen wie Name, Ansprechpartner und Kunden-ID. - E-Mail-Inhalt analysieren:
• Extrahiere Betreff und Body.
• Prüfe optional auf Anhänge. - Anhang verarbeiten (optional):
• Sende Anhänge zur Texterkennung.
• Speichere extrahierte Inhalte für die Analyse. - KI-Zuordnung durchführen:
• Gleiche E-Mail-Inhalte mit Kundendaten ab.
• Definiere eine Sicherheitsschwelle (z.B. 80%). - Automatische Archivierung:
• Speichere die E-Mail als Datei im passenden Ordner.
• Lege die ID zur Nachverfolgung ab. - Fallback-Prozess:
• Leite nicht zuordenbare E-Mails an eine Person weiter.
• Bitte um manuelle Ablage. - Postfach sauber halten:
• Archiviere verarbeitete E-Mails automatisch.
- Setup des Shared Postfachs:
- Verstehen, wie Power Automate in Microsoft 365 zur Automatisierung von E-Mail-Prozessen eingesetzt wird.
- Lernen, wie man ein Shared Postfach und Weiterleitungsregeln in Outlook einrichtet.
- Nachvollziehen, wie Duplikate bei mehrfachem E-Mail-Erhalt vermieden werden.
- Verständnis der Integration von Azure OpenAI Document Intelligence zur sicheren Verarbeitung von Anhängen.
- Einsatz von KI zur automatischen Zuordnung von E-Mails zu Kunden basierend auf Inhalten und Ansprechpartnern.
- Umsetzung einer automatischen Archivierung in SharePoint und Automatisierung von Eskalationsprozessen.
- Kenntnis der DSGVO-konformen Nutzung von KI in Unternehmensprozessen.
- Automatische Verarbeitung und Archivierung von Kundenanfragen im Vertrieb.
- Digitale Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.
- Automatisierte Dokumentation von Support-Tickets mit Zuordnung zu Kundenkonten.
- Workflow-Automatisierung für Personalabteilungen zur Archivierung von Bewerberkommunikation.
- Regelbasierte Archivierung von juristischen Dokumenten und Schriftverkehr in Anwaltskanzleien.
