Du kennst die Situation: Im Meeting wird viel geredet, Aufgaben fliegen hin und her, und am Ende weiß keiner mehr, wer eigentlich was bis wann macht, weil nichts dokumentiert wurde. In diesem Snip zeige ich dir, wie du dieses Problem mit einem Power-Automate-Flow löst. Du gibst ein Meeting-Transkript rein, Claude zieht die echten To-dos und Verantwortlichen heraus und der Flow legt sie direkt als Aufgaben in deinem Planner an, inklusive Zuweisung und Fälligkeitsdatum. Das Ganze läuft komplett in deinem Microsoft-Tenant, ist also DSGVO-konform, und kostet pro Durchlauf nur ein paar Cent für die Claude-API.
Ergebnis: Nach diesem Snip hast du einen funktionierenden Flow, der aus einem Meeting-Transkript automatisch Aufgaben in deinem Planner erstellt, jeweils mit Titel, Verantwortlichem aus deinem Tenant und Frist. Reine Ideen werden dabei von echten Aufgaben getrennt.
- Lege in Microsoft Planner einen Plan mit mindestens einem Bucket an. Ich nutze hier zwei, einmal “Aufgabe” und einmal “Erledigt”.
- Erstelle in der Anthropic-Konsole einen neuen API-Key und kopiere ihn dir weg, du brauchst ihn gleich im Flow.
- Besorge dir ein Transkript: entweder ein echtes aus Teams oder ein fiktives, das du dir generieren lässt. Nimm zum Testen am Anfang nur einen kurzen Ausschnitt, nicht das ganze Transkript.
- Öffne Power Automate über die App-Übersicht in Microsoft 365 und erstelle für den ersten Test einen Instant Cloud Flow mit manuellem Trigger.
- Füge eine Compose-Aktion ein, über die du das Transkript hochlädst beziehungsweise einliest.
- Füge eine HTTP-Aktion ein und referenziere darin die Claude-API: Methode POST, die richtige URI, deinen API-Key im Header und die passende API-Version.
- Schreib in den Request-Body den Prompt, der festlegt was Claude tun soll, nämlich aus dem Transkript die Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist herausziehen. Tipp: Gib der KI einen Transkript-Ausschnitt und lass dir den Prompt selbst formulieren.
- Verarbeite Claudes Antwort mit “Parse JSON” und definiere ein Schema mit den Feldern Aufgabe, Verantwortlicher und Frist, alle vom Typ String.
- Baue eine For-Each-Schleife über die gefundenen Aufgaben, damit pro Aufgabe eine eigene Planner-Aktion läuft.
- Prüfe in der Schleife per Bedingung, ob der Verantwortliche als User in deinem Tenant existiert (Länge der User-Suche größer als Null). Wenn ja, wird er zugewiesen, wenn nein, bleibt das Feld leer und der Flow läuft trotzdem weiter.
- Lege die Aufgabe im Planner an: Group-ID und Plan-ID per Drop-down auswählen, als Titel die Aufgabe, das Fälligkeitsdatum aus der Frist und den Verantwortlichen bei “Assigned users”. Bucket auf “Aufgabe” setzen.
- Speichere und veröffentliche den Flow, starte ihn über “Run flow” und prüfe im Planner, ob die Aufgaben korrekt mit Zuweisung und Datum angelegt wurden.
- Für den Dauerbetrieb tauschst du den manuellen Trigger gegen einen OneDrive-Trigger (“When a file is created”) und ersetzt die Compose-Aktion durch “Get file content”. Voraussetzung: Der Administrator hat die Transkriptionsfunktion freigegeben.
- Verstehen, wie Power Automate, die Claude-API und Microsoft Planner in einem Flow zusammenspielen.
- Eine HTTP-Aktion einrichten, die ein Transkript mit Prompt an die Claude-API schickt.
- Claudes Antwort per Parse JSON in saubere Felder zerlegen und in einer For-Each-Schleife weiterverarbeiten.
- Verantwortliche gegen den eigenen Tenant prüfen und Aufgaben automatisch zuweisen, ohne dass der Flow bei unbekannten Namen abbricht.
- Den manuellen Trigger gegen einen automatisierten OneDrive-Trigger tauschen, damit neue Transkripte den Flow selbst auslösen.
- Automatische Protokollierung und Nachbereitung von Webinaren mit Aufgaben-Extraktion.
- Verfolgung und Zuweisung von Support-Tickets aus Gesprächsprotokollen im Kundenservice.
- Automatisierte Projektaktualisierung aus Team-Chats und Kommunikationsprotokollen.
- Erstellung von Marketing-To-Do’s aus Brainstorming-Sitzungen mit KI-Unterstützung.
- Verwaltung von Feedback und Aktionspunkten aus Kundenmeetings zur Produktentwicklung.
Als nächstes
