Über das Unternehmen
Die Kaifu-Nordland eG ist eine traditionsreiche Hamburger Wohnungsgenossenschaft mit rund 75 Mitarbeitenden. Gegründet im Jahr 1921, verwaltet das Unternehmen heute einen umfangreichen Bestand an Wohnungen in besten Hamburger Lagen wie Eimsbüttel und Altona. Das genossenschaftliche Modell fokussiert sich auf die sozial verantwortbare Versorgung mit Wohnraum sowie die Stärkung von Nachbarschaften, wobei sämtliche Gewinne zurück in den Bestand fließen.
Ausgangssituation / Challenge
Vor dem Start des Programms stand Kaifu-Nordland vor der Herausforderung, dass die Wohnungswirtschaft im Vergleich zu anderen Branchen traditionell eher zeitverzögert auf digitale Innovationen reagiert. Zwar gab es im Team bereits eine hohe Grundmotivation und Neugier gegenüber Künstlicher Intelligenz, doch die Vorkenntnisse waren sehr unterschiedlich verteilt. Ein Großteil der Prozesse, wie etwa die Berechnung von Bürgschaftsnotwendigkeiten oder die Protokollierung von Gremiensitzungen, wurde noch händisch oder mit einfachen Hilfsmitteln wie Taschenrechnern und statischen Listen durchgeführt. Das Ziel war es, die Mitarbeitenden aus verschiedenen Fachbereichen, von der Vermietung über die Technik bis hin zum Finanzwesen, zu befähigen, KI-Tools sicher und wertschöpfend in ihren individuellen Arbeitsalltag zu integrieren.
Die Lösung von snipKI
Um diese Lücke zu schließen, implementierte snipKI den „KI-Führerschein“, ein achtwöchiges hybrides Lernprogramm. Das Format kombinierte vier intensive zweistündige Live-Module zur Wissensvermittlung mit vier begleitenden Consulting-Sessions zur Vertiefung. Ein besonderer Fokus lag auf den sogenannten Mikroaufgaben: Jede teilnehmende Person erhielt individuell auf ihren Fachbereich und ihre Rolle zugeschnittene Praxisaufgaben, um das Gelernte sofort am eigenen Schreibtisch anzuwenden. Die Zusammenarbeit erfolgte dabei über eine moderne Tool-Landschaft aus Slack und Notion, während als primäres KI-Werkzeug der Microsoft Copilot im Zentrum stand, um höchste Datenschutzstandards innerhalb der Microsoft-365-Umgebung des Kunden zu gewährleisten.
Implementierung im Alltag
Die Teilnehmenden von Kaifu-Nordland identifizierten und implementierten innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl von konkreten Use Cases, die den Arbeitsalltag massiv entlasten:
- Automatisierte Mietprüfung: Entwicklung einer App zur Berechnung von Bürgschaftsnotwendigkeiten basierend auf Haushaltseinkommen und Personenzahl, was den manuellen Abgleich von Listen ersetzt.
- Intelligente Korrespondenz: Nutzung des Copiloten in Outlook zur Erstellung von E-Mail-Antworten in Sekunden, wobei das System den individuellen Sprachstil lernt und den bisherigen Verlauf berücksichtigt.
- Effiziente Protokollierung: Einsatz spezialisierter KI-Agenten für die Erstellung von Aufsichtsrat-Protokollen und die Zusammenfassung komplexer Sitzungsinhalte.
- Beschwerdemanagement: Aufbau von Agenten zur automatisierten Beantwortung von Lärmbeschwerden inklusive der Erstellung notwendiger Anhänge wie Lärmprotokolle.
- Vertrags- und Datenanalyse: Vergleich umfangreicher Vertragsversionen (z.B. Kaufverträge) zur Identifikation von Änderungen sowie komplexe Datenformatierungen in Excel.
- Visuelle Kommunikation: Einsatz von KI-Bildbearbeitung (z.B. Adobe Firefly), um störende Elemente aus Fotos für die Außenkommunikation zu entfernen.
