Du kennst das: Belege sammeln sich an, Mitarbeiter laden Tankquittungen und Restaurantrechnungen hoch, und du schaust dir jeden einzelnen Beleg durch. Passt der Betrag? Fehlt der Steuerausweis? Bei 50 Belegen im Monat ist das schnell ein halber Vormittag. In diesem Snip baue ich dir einen Beleg-Flow im Microsoft-Umfeld, der das automatisiert: Upload per Forms, Speicherung in einer Microsoft Liste, und eine KI prüft jeden Beleg im Hintergrund auf Vollständigkeit und Auffälligkeiten.
Ergebnis: Nach diesem Snip hast du einen laufenden Power-Automate-Flow, der hochgeladene Belege automatisch von einer KI prüfen lässt, das Ergebnis mit Confidence Score und Hinweistext in einer Microsoft Liste speichert und dir so zeigt, welche Belege du wirklich noch mal anschauen musst.
- Lege in Microsoft Lists eine neue Liste mit den Feldern Beleg (Titelfeld), Status (Choice: Offen / OK / Warnung / Fehler), Confidence (Zahlfeld in Prozent), Hinweis (mehrzeiliger Text) und Eingegangen (Datumsfeld, Standard: heute) an.
- Erstelle in Microsoft Forms eine einfache Umfrage mit einem Datei-Upload-Feld, über das Mitarbeiter Belege einreichen können. Den Collect-Response-Link kannst du danach mit dem Team teilen.
- Öffne Power Automate und erstelle einen neuen Automated Cloud Flow mit dem Trigger “Wenn eine neue Antwort in Forms eingereicht wird”.
- Füge die Aktion “Antwortdetails abrufen” hinzu und verbinde sie mit deiner Form. Power Automate schlägt über dynamischen Content automatisch die richtigen Felder vor.
- Füge eine Parse-JSON-Aktion hinzu, um die Datei-Metadaten aus der Forms-Antwort zu strukturieren. Das Schema dafür lässt du am besten von Claude oder ChatGPT generieren.
- Füge die Aktion “Element erstellen” hinzu, um den Beleg mit Status “Offen” in deine Microsoft Liste zu schreiben, noch bevor die KI ihn prüft.
- Hänge den Dateianhang über “Anhang hinzufügen” an den korrekten Listeneintrag, indem du die ID aus dem vorherigen Schritt verwendest.
- Füge eine HTTP-Aktion hinzu (POST) mit der Claude-API-URL, deinem API-Key und dem Prompt im JSON-Format. Der Prompt weist die KI an, Datum, Aussteller, Adresse, USt-Nr., Betrag und Steuerausweis zu prüfen und einen Status sowie einen Confidence Score zurückzugeben.
- Parse die Antwort der KI erneut mit Parse JSON und extrahiere die Felder Status, Confidence und Hinweis.
- Füge die Aktion “Element aktualisieren” hinzu und schreibe die drei KI-Felder über dynamischen Content in die richtige Zeile deiner Liste.
- Verstehen, wie Microsoft Lists, Forms und Power Automate im Zusammenspiel einen vollständigen Beleg-Flow ergeben.
- Eine Microsoft Liste mit den richtigen Spaltentypen anlegen und als Datenzentrum für den Flow nutzen.
- Eine HTTP-Aktion in Power Automate einrichten, um eine externe KI-API anzusprechen.
- Dynamischen Content in Power Automate nutzen, ohne selbst zu coden.
- Einen KI-Prompt für Belegprüfungen schreiben und das Confidence-Konzept auf den eigenen Risikoappetit anpassen.
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