Stell dir vor, dein Telefonsupport schreibt seine Tickets ganz von allein, während sich dein Team auf echte Problemlösung konzentriert. In diesem Snip baust du einen KI‑gestützten Voice‑Agenten, der Kundengespräche führt, alle Infos sammelt und das Ergebnis als Datensatz in dein Ticketsystem schreibt.
Wenn du den Prozess nachmachst, hast du am Ende einen voll funktionsfähigen Workflow: Anrufer*innen beantworten einen kurzen Fragenkatalog, n8n verarbeitet das Transkript, legt automatisch einen neuen Eintrag in Airtable (oder jedem anderen Ticketsystem) an – und du sparst pro Ticket mehrere Minuten manuelle Tipparbeit.
- Airtable‑Basis vorbereiten
- Lege eine Tabelle »Ticket« mit den Feldern Zusammenfassung, Fehlermeldung, Computer, Dringlichkeit (1–3), Wer betroffen, Seit wann, Status an.
- Setze Status standardmäßig auf »Offen«.
- Voice‑Agent in VAPI einrichten
- Registriere eine Rufnummer via SIP/Telefonanlage.
- Wähle das GPT‑4o Mini Realtime‑Modell.
- Hinterlege den System‑Prompt (siehe unten).
- Aktiviere Transkription und wähle End‑of‑Call Report.
- Setze unter Messaging → Server URL die n8n‑Webhook‑URL ein.
- Webhook in n8n erstellen
- Node »Webhook« auf POST stellen und URL kopieren.
- Starte einen Testanruf, höre kurz vor Gesprächsende auf Listen for Test Event, um das End‑of‑Call‑Payload zu fangen.
- Call‑Details abrufen
- Node »HTTP Request«:
GET https://api.vapi.ai/call/{callId} - Warte ≈ 1 Minute, bis das Transkript verfügbar ist, oder nutze
wait‑Node.
- Node »HTTP Request«:
- Informationen extrahieren
- Node »AI – Google Gemini 2.0«
- Prompt »Information Extractor« (siehe unten)
- Übergib JSON zurück an n8n.
- Datum formatieren
- Function‑Node: hänge an
YYYY‑MM‑DD»T12:00:00+02:00« an, damit Airtable nur das Datum interpretiert. - Aktiviere typecast.
- Function‑Node: hänge an
- Datensatz in Airtable anlegen
- Node »Airtable → Create Record« und Felder per Drag‑and‑Drop befüllen.
- Testen – ein neues Ticket erscheint mit allen Infos, Status »Offen«.
- (Optional) Anrufer*in zuordnen
- Suche in Airtable nach Telefonnummer oder frage im Voice‑Dialog nach Name/Firma und erweitere das Mapping.
- Lernen, wie man mit VAPI einen automatisierten VoiceAgent erstellt.
- Verstehen, wie Transkription und Datenumwandlung mit N8N funktioniert.
- Effektives Erstellen eines automatisierten Workflows zur Ticketgenerierung.
- Integration und Nutzung von Airtable für die Speicherung transkribierter Daten.
- VAPI
- N8N
- Airtable
- Automatische Priorisierung von Supportanfragen anhand von Dringlichkeitskriterien.
- Integration von weiteren Kommunikationskanälen wie E-Mail und Chat für Ticket-Bearbeitung.
- Erstellen von detaillierten Kundenprofilen zur Verbesserung des Kundensupports.
- Einsatz von Machine Learning zur Vorhersage von häufigen Kundenproblemen.
- Messung und Analyse der Reaktionszeiten und Qualität der Ticketbearbeitung für Prozessoptimierung.
