Swagelok Frankfurt: Der Grundstein für automatisierte Workflows.

Über das Unternehmen

Swagelok Frankfurt ist das autorisierte Vertriebs- und Servicezentrum des globalen Swagelok-Konzerns für Hessen, Rheinland-Pfalz, Saarland und Teile Baden-Württembergs. Seit über 30 Jahren liefert das Unternehmen Fluidsystem-Komponenten und maßgeschneiderte Lösungen für Kunden aus Chemie, Pharma, Forschung und Industrie. Neben hochwertigen Produkten bietet Swagelok Frankfurt Beratungsleistungen, Systemlösungen, Montage, Prüfservices sowie Schulungen rund um Anlagensicherheit und Fluidtechnik.

Ausgangssituation / Challenge

Zum Zeitpunkt des KI-Führerscheins stand Swagelok Frankfurt vor einer Phase massiven Wachstums: Mit der Übernahme der Distribution Stuttgart verdoppelten sich Umsatz und Mitarbeiterzahl beinahe über Nacht. Gleichzeitig mussten neue Prozesse etabliert und bestehende Abläufe effizienter gestaltet werden. Die Führungskräfte erkannten, dass künstliche Intelligenz dabei helfen kann, die zunehmende Komplexität in Vertrieb, Operations, Finance und HR zu meistern.

Die Herausforderung: Ein heterogenes Team aus Geschäftsführung, Finance, Vertrieb, Marketing, HR, Technik und Qualitätsmanagement auf denselben Wissensstand bringen, Vorbehalte abbauen und konkrete Use Cases für den Alltag entwickeln.

Die Lösung von snipKI

Mit dem KI-Führerschein von snipKI entschied sich Swagelok Frankfurt für ein praxisnahes, vierwöchiges Lern- und Umsetzungsprogramm. Alle relevanten Fachbereiche waren vertreten – von Geschäftsführung über Finance und Controlling bis zu Außendienst, HR und Marketing. Das Training kombinierte Grundlagenwissen zu KI-Tools, rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz mit handfesten Übungen und individuellen Consulting-Sessions.
Ein besonderer Schwerpunkt lag darauf, wie sich KI in bestehende Systeme wie CRM (SuperOffice) oder SAP einbinden lässt. Zudem wurde vermittelt, welche Tools sich für welche Aufgaben eignen – vom Einsatz von ChatGPT und Copilot bis zu Automatisierungslösungen mit Power Automate oder n8n.

Implementierung im Alltag

Schon während des Programms entwickelten die Teams erste konkrete Anwendungsfälle:

Im Finance-Bereich nutzt die Leitung KI für Zinsberechnungen, Analysen und Reporting.
Marketing erstellt effizientere LinkedIn-Beiträge und prüft den Einsatz KI-gestützter Kundenbefragungen.
Im Customer Service wurde ein Prozess identifiziert, bei dem eingehende E-Mails automatisch ausgelesen, klassifiziert und als Tickets ins CRM überführt werden.
Das Qualitätsmanagement prüft, wie KI bei der Erstellung von SOPs, bei Audit-Vorbereitung und in der Prozessüberwachung unterstützen kann.
HR sieht Potenzial, Onboarding- und Bewerbungsprozesse durch KI-gestützte Kommunikation zu beschleunigen.

„Die Kollegen waren alle sehr zufrieden und hatten eine steile Lernkurve. Jeder hat für seinen Fachbereich konkrete Anwendungen gefunden. Für uns war der größte Mehrwert, dass wir verstanden haben, wie KI praktisch funktioniert, wo die Grenzen liegen und wie wir damit unsere Prozesse Schritt für Schritt automatisieren können. Damit haben wir den Grundstein gelegt, unser Wachstum effizienter zu gestalten.“

Ergebnisse

Der KI-Führerschein führte zu einer spürbaren Veränderung in der Denkweise des gesamten Führungsteams. Aus anfänglicher Neugier entwickelte sich ein klarer Fahrplan für den KI-Einsatz im Unternehmen.

Alle Teilnehmenden berichten von einer steilen Lernkurve und neuem Verständnis für Datenschutz und Tool-Landschaft.
Erste Automatisierungsprojekte (z. B. automatisiertes Auslesen und Verarbeiten von Bestellungen ins SAP-System) wurden konkretisiert und sollen im nächsten Schritt umgesetzt werden.
Durch den abteilungsübergreifenden Ansatz wurden gemeinsame Effizienzpotenziale identifiziert, die zuvor isoliert betrachtet wurden.
Besonders wertvoll: Die Offenheit gegenüber KI wurde im gesamten Unternehmen gestärkt – mit der klaren Haltung, dass KI kein Ersatz, sondern ein Enabler für bessere und schnellere Arbeit ist.