KAIFU-NORDLAND: KI-Kompetenz in sieben Fachbereichen

Über das Unternehmen

Die Wohnungsbaugenossenschaft KAIFU-NORDLAND eG ist eine der traditionsreichen Hamburger Wohnungsgenossenschaften. Ihre Wurzeln reichen bis in das Jahr 1921 zurück, seit 1970 firmiert sie unter dem heutigen Namen. Mit rund 75 Mitarbeitenden verwaltet die Genossenschaft etwa 5.100 Wohnungen und bietet über 9.000 Mitgliedern Wohnkonzepte für alle Generationen. Etwa die Hälfte des Bestands liegt im Stadtteil Eimsbüttel. Als Genossenschaft steht die KAIFU-NORDLAND für sozial verantwortbaren Wohnraum, gelebte Mitbestimmung und Erträge, die in den eigenen Bestand zurückfließen.

Der nächste Schritt: von der Pilotgruppe in die Breite

Der erste Durchgang des KI-Führerscheins hatte bei der KAIFU-NORDLAND gezeigt, wie viel Potenzial in praxisnaher KI-Kompetenz steckt: eigene kleine Anwendungen, deutlich schnellere Korrespondenz und ein Team, das Künstliche Intelligenz als echtes Werkzeug versteht. Auf dieser Grundlage entschied sich die Genossenschaft für eine zweite Runde, diesmal mit einer bewusst breit aufgestellten Gruppe von 15 Teilnehmenden aus sieben Bereichen: Vermietung und Beratung, Finanzen und Controlling, Technik, Personalreferat, Unternehmenskommunikation und Marketing, IT und digitale Organisationsentwicklung sowie der kaufmännische Vorstand.

Das Ziel war klar formuliert: ein gemeinsames Grundverständnis für den sicheren, sinnvollen und praxisnahen Einsatz von KI schaffen, Microsoft 365 Copilot verantwortungsvoll nutzen, geeignete Anwendungsfälle im eigenen Fachbereich erkennen und Ergebnisse fachlich bewerten können. Weil die Genossenschaft täglich mit sensiblen Mitglieder-, Wohnungs- und Finanzdaten arbeitet, sollten Datenschutz, Informationssicherheit und klare Leitplanken von Anfang an mitgedacht werden. Die Bandbreite der Gruppe, vom Empfang über die Mietbuchhaltung bis in den Vorstand, war dabei ein bewusst gewählter Vorteil.

Die Lösung von snipKI

snipKI setzte den KI-Führerschein als achtwöchiges hybrides Lernprogramm auf, das am 11. Mai startete. Über neun Sessions hinweg kombinierte das Format vier zweistündige Live-Module zur Wissensvermittlung mit vier begleitenden Consulting-Sessions zur Vertiefung, ergänzt um eine eigene Legal-Session zu Rechtsrahmen und Kennzeichnungspflichten sowie eine abschließende Bonus-Session zur gemeinsamen Rekapitulation.

Kern des Programms sind die Mikroaufgaben: Jede teilnehmende Person erhielt Praxisaufgaben, die exakt auf ihre Rolle und ihren Fachbereich zugeschnitten waren, von der Rechnungsprüfung im Technischen Service über die rechtliche Einschätzung im Mahn- und Klagewesen bis zur Content-Erstellung im Marketing. Ergänzt wurde das durch zwei Bausteine, die weit über das Programm hinaustragen: ein persönliches Master-Kontext-Dokument, mit dem jede Person die KI auf ihre eigene Rolle, Sprache und Aufgabenwelt einstellt, und ein individuelles KI-Manifest als persönlicher Leitfaden für den verantwortungsvollen Einsatz.

Als zentrales KI-Werkzeug stand Microsoft 365 Copilot im Mittelpunkt. Der Einsatz erfolgte datenschutzkonform und unter Berücksichtigung der internen Vorgaben zu Datenschutz und Informationssicherheit. Der Fokus lag dabei bewusst auf den von der KAIFU-NORDLAND eingesetzten Microsoft-Anwendungen und der bestehenden Microsoft-365-Umgebung. Zusätzlich arbeitete die Gruppe konzeptionell an Agenten im Copilot Studio, mit dem Fokus darauf, welche Agenten sich für die KAIFU-NORDLAND zentral lohnen und wiederverwenden lassen.

Implementierung im Alltag

Die Teilnehmenden übertrugen das Gelernte direkt in ihre Fachbereiche und entwickelten eine ganze Reihe eigener Anwendungen und Lösungsansätze:

1. Unterstützung im Bestandsmanagement: Ein eigenständig entwickelter Agent unterstützt dabei, Anliegen aus dem Wohnungsbestand zu strukturieren, zusammenzufassen und mögliche Antwortentwürfe vorzubereiten. Die fachliche Einordnung und die individuelle Beantwortung bleiben bei den zuständigen Mitarbeitenden.
   
2. E-Mail-Priorisierung im Marketing: Ein Agent unterstützt dabei, eingehende E-Mails nach selbst definierten Kriterien zu strukturieren und zu priorisieren, sodass wichtige Themen schneller erkannt und bearbeitet werden können.
   
3. Wissensagenten: Spezialisierte Wissensagenten für wiederkehrende Fragestellungen, ergänzt um einen internen Wissenshub für geteilte Prompts und Lösungen.
   
4. Finanz- und Risikowerkzeuge: Im Finanzbereich wurden verschiedene KI-gestützte Anwendungen erprobt, darunter ein Assistent zur Vorbereitung von Zahlungsvereinbarungen, eine Anwendung zur strukturierten Aufbereitung bonitätsbezogener Informationen sowie ein Zinsrisikosimulator. Die Werkzeuge unterstützen dabei, Informationen zusammenzuführen, Sachverhalte zu strukturieren und unterschiedliche Szenarien zu betrachten. Die fachliche Bewertung und die daraus entstehenden Entscheidungen bleiben bei den jeweils verantwortlichen Personen.
   
5. Kommunikation mit Mitgliedern: Individuelle Anschreiben, Aushänge und Antworten können mithilfe von KI vorbereitet und sprachlich optimiert werden. Die Inhalte werden durch die zuständigen Mitarbeitenden fachlich geprüft, individuell angepasst und persönlich verantwortet.
   
6. Handschrift und Protokolle: Handgeschriebene Briefe und Protokolle können mithilfe von KI ausgelesen und für die weitere Bearbeitung digital aufbereitet werden. Die Ergebnisse werden anschließend durch die zuständigen Mitarbeitenden geprüft.
   
7. Moderne Briefsprache: Bewährte Textbausteine der Mitgliederverwaltung werden sprachlich neu gedacht: fachlich präzise, aber verständlicher und persönlicher.
   
8. Marketing und Rechtssicherheit: Präsentationen auf Basis eines eigenen Markenkits, LinkedIn-Content mit menschlicher Endredaktion, Korrektorat für Print-Medien sowie Klarheit darüber, wo KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden müssen.